La facturación y su importancia

La facturación y su importancia

El hombre desde su creación, se ha encargado de realizar una gran variedad de actividades que tienen como fin, la obtención de mejores y mayores bienes y recursos que sirvan para abastecer a su entorno cercano (su Familia) y de esta forma, brindar un beneficio a un entorno social determinado, saciando las necesidades diarias como también la provisión de alimentos.

De esta manera, lo que en un principio era relativo únicamente a tareas rudimentarias para la obtención directa de alimentos, fue evolucionando hacia lo que hoy en día conocemos como Globalización, donde el Mundo es una amplia red de comercio en la cual se realizan constante y frecuentemente intercambios de dinero por bienes y servicios.

Dicho intercambio se define como transacciones u operaciones comerciales, donde existe una parte interesada, que es la que comprará o adquirirá el producto, bien o servicio que está puesto en la operación; y existe otra parte que es la oferente, la cual es la que lo pone a disponibilidad para que pueda ser adquirido, sellándose mediante un acuerdo o contrato.

La factura es un documento que permite informarnos acerca de la realización de una operación de compra y venta entre dos partes, en la cual se detalla no solo el medio de pago que haya sido elegido sino el objeto o el servicio que ha sido puesto en la comercialización.

La factura tiene una gran utilidad no solo a la hora del pago de impuestos (siendo en muchos países y marcos legales una obligación por parte del comerciante) sino además ante cualquier exigencia relativa al producto que haya sido adquirido, siendo lo más frecuente la necesidad de su reemplazo, cambio o renovación por algún defecto de fabricación.

Tanto si eres un pequeño o mediano empresario, o bien, si eres un emprendedor y quieres montar (o ya tienes) una tienda de ventas online, dos importantes documentos deben acompañar cada venta que hagas en tu negocio: una factura para ti y otra para tu cliente. Aunque es poco más que un registro impreso de la transacción, una factura puede evitar costosos errores de la desaceleración de tu negocio. La facturación de clientes constantemente puede ser uno de tus más inteligentes movimientos empresariales; más aún cuando planeas facturar siendo autónomo.

Pues a los clientes les gusta saber lo que están comprando. Sin pruebas por escrito de lo que les cobras, son más propensos a desconfiar de tu precio, lo cual puede llevar a una mala publicidad para tu negocio. Esto es especialmente cierto si el cliente siente que le cobraste en exceso por un artículo; después de todo, raro es el cliente que reclamará por una factura que parece demasiado baja. Al proporcionar una factura en cada transacción, le permites al cliente juzgar por sí mismo si le cobraste correctamente.

Cuando surgen disputas respecto al cobro, la factura puede ayudar a resolver la controversia. Por ejemplo, si un cliente te va a reclamar porque por error cree que te pagó de más por un producto, una factura puede solucionar el problema. Ya sea para productos o servicios, la facturación es más eficaz cuando los clientes tienen una idea de antemano de cuánto cuestan las cosas.

Con que guardes una copia de la factura que emitas, servirá como un registro de tus ingresos de negocios. A pesar de que tu acuerdo de negocio puede requerir una forma diferente de contabilidad, tales como hojas de cálculo, las facturas pueden corroborar tus otros registros si hay alguna confusión.

Hoy en día, hacer una factura es bastante simple cuando utilizas un programa de facturación online. Con ellos puedes incluir los datos que desees y consideres que te sean útiles y se adecuen a tus necesidades; así como las exigencias de ley. Además de mantener un registro de tus operaciones, un programa de facturación online, puede simplificar tus operaciones, unificando la facturación con la contabilidad, de manera que el programa generará de manera automática los asientos contables correspondientes a la facturación. De igual manera podrás crear presupuestos con tan solo hacer un click.

Lo mejor de todo es que no necesitarás escribir facturas a mano ya que la escritura a mano puede ser difícil de leer. Podrás facturar a los clientes tan pronto como sea posible, por ejemplo, en el momento en que reciben el producto o dentro de los 30 días siguientes a la prestación de un servicio.

Cuanto antes tus clientes tengan la factura, más pronto te podrán pagar. 
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